Partnerbijdrage,
Een volle orderportefeuille zegt weinig als het geld niet binnenkomt. Veel mkb-bedrijven kennen het scenario: het werk is geleverd, de factuur is verstuurd, maar het bedrag blijft weken openstaan. Ondertussen lopen salarissen, huur en inkoop gewoon door. Goed debiteurenbeheer is daarom geen administratieve bijzaak, maar een vast onderdeel van gezond ondernemen.
Wat de wet zegt over betalingstermijnen
Het begint met weten welke termijn eigenlijk geldt. Volgens Ondernemersplein, het overheidsplatform voor ondernemers, is de standaard betalingstermijn tussen bedrijven 30 dagen als er niets anders is afgesproken. In een contract kun je een andere termijn vastleggen, maar de maximale betalingstermijn voor bedrijven is 60 dagen. Langer mag alleen als je kunt aantonen dat dit voor koper en verkoper geen nadelen oplevert.
Voor mkb-bedrijven die leveren aan grote ondernemingen is er een extra bescherming. Grootbedrijven moeten binnen 30 dagen betalen aan het midden- en kleinbedrijf. Een rechtspersoon geldt als groot als die op twee opeenvolgende balansdata aan minstens twee van drie criteria voldoet, namelijk 250 of meer werknemers, een netto-omzet van meer dan 50 miljoen euro en een balanstotaal van meer dan 25 miljoen euro. Wie voor zulke opdrachtgevers werkt, doet er goed aan deze regel te kennen, zeker als er in de inkoopvoorwaarden een langere termijn staat.
Rente en incassokosten als stok achter de deur
Betaalt een zakelijke klant niet op tijd, dan heb je recht op de wettelijke handelsrente. Je moet de klant wel laten weten dat je die rente berekent, bijvoorbeeld op de factuur of in de herinnering. Daarnaast kun je incassokosten in rekening brengen. Daarvoor geldt een minimumbedrag van 40 euro en een maximum van 6.775 euro, met een percentage dat lager wordt naarmate het openstaande bedrag hoger is.
Bij particuliere klanten ligt het anders. Daar geldt geen wettelijke betalingstermijn, dus je spreekt zelf een redelijke termijn af in je contract of algemene voorwaarden. Voordat je kosten mag rekenen, moet je een consument eerst een kosteloze aanmaning sturen. Bij bedrijven is een aanmaning niet verplicht, maar het is wel gebruikelijk en vaak effectief.
Debiteurenbeheer begint al bij de offerte
Veel betalingsproblemen zijn te voorkomen door vooraf duidelijk te zijn. Noem de betalingstermijn in de offerte, in de opdrachtbevestiging en op de factuur zelf. Controleer bij nieuwe zakelijke klanten de bedrijfsgegevens en vraag bij grotere opdrachten om een aanbetaling of factureer in delen.
Ook de factuur moet kloppen. Een ontbrekend inkoopordernummer, een verkeerde tenaamstelling of een onduidelijke omschrijving is voor de crediteurenadministratie van een klant een reden om de factuur even opzij te leggen. Volgens de regels moet een factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na levering verstuurd zijn. Wie sneller factureert, bijvoorbeeld direct na oplevering, verkort de periode waarin het geld onderweg is.
Een vast ritme voor opvolging
Het verschil tussen bedrijven die hun geld op tijd binnenhalen en bedrijven die achter de feiten aanlopen, zit vaak in discipline. Plan een vast moment per week om openstaande posten te bekijken. Stuur kort na het verlopen van de termijn een vriendelijke herinnering, volg na een week of twee telefonisch op en leg vast welke afspraken je maakt.
Handmatig is dat goed te doen bij een handvol klanten, maar bij tientallen facturen per maand wordt het lastig om overzicht te houden. Software kan dan een deel van het werk overnemen. Wie bijvoorbeeld kiest voor online factureren met WeFact, kan betalingsherinneringen automatisch laten versturen en de bankrekening koppelen, zodat de administratie actueel blijft. Belangrijker dan het gekozen systeem is dat herinneringen consequent en op tijd uitgaan.
Inzicht als basis voor beslissingen
Goed debiteurenbeheer levert meer op dan geld op de rekening. Het geeft inzicht in welke klanten structureel laat betalen, welke sectoren meer risico geven en hoeveel werkkapitaal je nodig hebt om pieken op te vangen. Die informatie helpt bij het beoordelen van nieuwe opdrachten en bij gesprekken met de bank of een financier.
Twijfel je over de juridische stappen bij een klant die echt niet betaalt, schakel dan een incassobureau of jurist in. Voor de dagelijkse praktijk geldt een eenvoudige regel. Duidelijke afspraken vooraf, correcte facturen en een vast ritme in de opvolging zorgen ervoor dat de kasstroom van je bedrijf gezond blijft.