Blog Nancy Kamperveen, verandercommunicatie-specialist,
Stel je bent directeur van een productiebedrijf. Lange tijd liep alles lekker. Maar de geopolitieke situatie zorgt dat inkoop van grondstoffen duurder wordt. Daarnaast ben je twee grote klanten kwijtgeraakt. Eén is failliet, de ander heeft zijn productie naar het buitenland verplaatst. Als je niet ingrijpt gaat het bedrijf zware tijden tegemoet. Actie is nodig, dus je denkt na over je opties: processen optimaliseren, stroomlijnen waar mogelijk, leaner werken.
Onzekerheid en het moment van communiceren
Dit gaat effect hebben op je mensen. Je weet alleen nog niet hoeveel en hoe precies. Wat doe je? Wachten tot alles duidelijk is? Of nu al communiceren, met het risico dat je later dingen moet bijstellen? De meeste leiders kiezen voor de eerste optie. Begrijpelijk, maar meestal geen goed idee.
Het vacuüm-principe
Het vacuüm-principe zegt: stilte vult zich altijd.
Als je niet communiceert in onzekere tijden gaan medewerkers zelf betekenis geven. Roddels in de kantine, worst-case scenario bij de koffieautomaat. Het vacuüm is altijd negatiever dan de werkelijkheid.
De transparantie-paradox
Doorslaan naar de andere kant en álles delen werkt ook niet. Dat noemen we de transparantie-paradox. Te veel informatie is overweldigend en verlamt. En als je te vroeg, té transparant bent, kun je jezelf schade toebrengen. Bij gevoelige onderhandelingen, bijvoorbeeld.
Je zult dus een balans moeten vinden tussen openheid en verantwoord leiderschap. Dat doe je het beste langs drie communicatielijnen: wat je weet, wat je vermoed en wat je nog niet weet.
Wat je weet
Wat je weet zijn de harde feiten, de uitgangspunten en de principes. Communiceer dit helder en herhaal het consistent. “We gaan reorganiseren, niemand verliest zijn baan, het proces duurt 6 maanden.”
Wat je vermoed
Wat je vermoed zijn de scenario’s die je onderzoekt, de opties die je afweegt. Laat je denkproces zien: “We kijken naar optie A en B, dit zijn de voor- en nadelen.”
Maak duidelijk dat dit nog geen besluiten zijn. Zo voelen mensen zich meegenomen en begrijpen ze latere beslissingen beter.
Wat je nog niet weet
En wat je nog niet weet? Durf dat ook te zeggen. “Dit weet ik ook nog niet.”
Maar voeg toe wanneer je meer duidelijkheid verwacht en wat daar eerst voor moet gebeuren. Zo geef je mensen houvast in het proces. Ook als de uitkomst nog onzeker is. Voorbeeld: “Of er een nieuwe vestiging komt weten we pas na het marktonderzoek in april, zodra we dat weten zijn jullie de eersten die het horen.”
Regie houden in je communicatie
Door je aan de drie communicatielijnen te houden, neem je regie. Je communiceert vanuit heldere uitgangspunten en geeft jezelf flexibiliteit in de uitvoering. Neem wel de gulden regel in acht. Communiceer zo vroeg mogelijk, maar zo laat als nodig. En vertel altijd waarom je bepaalde informatie nog niet kunt delen.
Nancy Kamperveen is verandercommunicatie-specialist en helpt organisaties bij verandering en ontwikkeling, door managers beter met hun medewerkers te laten communiceren, zodat verandering niet alleen wordt bedacht, maar ook echt gaat leven.