Partnerbijdrage,
Zakelijke telefonie lijkt misschien eenvoudig, maar vooral zodra een team groter wordt, komt er vaak meer bij kijken. Wie gebruikt welk nummer, hoeveel data is nodig en wat gebeurt er als een medewerker uit dienst gaat of een telefoon kwijtraakt? Het is goed om hier op voorhand een plan voor te maken en je hieraan te houden.
Breng eerst de behoefte van je team in kaart
Begin met de vraag hoeveel medewerkers een zakelijk nummer nodig hebben en waarvoor zij hun telefoon gebruiken. Iemand die veel onderweg is en regelmatig via mobiel internet werkt, heeft mogelijk een grotere databundel nodig dan een collega die voornamelijk op kantoor via wifi werkt. Kijk ook naar bellen en internetten in het buitenland. Wanneer medewerkers regelmatig buiten Nederland werken, kunnen de voorwaarden voor roaming en internationaal bellen belangrijk worden. Het is niet noodzakelijk om iedere medewerker precies hetzelfde abonnement te geven. Je kunt ervoor kiezen om verschillende soorten gebruikers te onderscheiden, want zo kan gerichter worden bepaald welke bundels binnen het team nodig zijn.
Vergelijk zakelijke providers
Bij het vergelijken van providers hoeft niet alleen naar het maandbedrag te worden gekeken. Ook dekking, contractduur, bereikbaarheid van de klantenservice en mogelijkheden voor het beheren van meerdere nummers kunnen een rol spelen. Een van de mogelijkheden is een zakelijke telefoon abonnement van Odido. Vergelijk zo’n abonnement met andere opties en kijk daarbij naar de voorwaarden die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Bij een bedrijf met twee zakelijke nummers kunnen andere zaken tellen dan bij een organisatie die tientallen aansluitingen moet beheren. Controleer daarnaast de dekking op de plekken waar medewerkers regelmatig werken. Een goede verbinding op kantoor is prettig, maar het is ook van belang dat ze onderweg goed bereikbaar zijn.
Met toestel of alleen een abonnement?
Vervolgens moet worden bepaald of er ook nieuwe telefoons nodig zijn. Wanneer bestaande toestellen nog goed functioneren en voldoende beveiligingsupdates ontvangen, hoeven deze niet automatisch te worden vervangen zodra een abonnement afloopt. In zo’n situatie kan bijvoorbeeld zakelijk sim only van Odido worden bekeken. Daarbij wordt het mobiele abonnement los van een telefoon afgesloten. Het bedrijf kan bestaande toestellen blijven gebruiken of de aanschaf van smartphones afzonderlijk regelen. Een abonnement met toestel kan juist handig zijn wanneer telefoons wel aan vervanging toe zijn. Welke optie financieel interessanter is, hangt af van de gekozen toestellen, abonnementen en aanbiedingen. Vergelijk daarom de totale kosten over de gehele contractduur.
Vergeet beveiliging en beheer niet
Zakelijke smartphones kunnen toegang geven tot e-mail, documenten, contactgegevens en interne systemen. Het is daarom belangrijk om vooraf afspraken te maken over de beveiliging van het apparaat. Denk aan een toegangscode of biometrische beveiliging, het tijdig installeren van updates en een procedure voor verlies of diefstal. Bij een groter aantal toestellen kan Mobile Device Management (MDM) worden gebruikt om bepaalde instellingen en zakelijke apps centraal te beheren. Ook bij uitdiensttreding moet duidelijk zijn wat er met het telefoonnummer, het toestel en eventuele zakelijke gegevens gebeurt.
Houd nummers en contracten overzichtelijk
Wanneer een bedrijf groeit, kunnen in de loop van de tijd verschillende abonnementen en contractdata ontstaan. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang duidelijk wordt bijgehouden welk nummer bij welke medewerker hoort en wanneer contracten kunnen worden aangepast of verlengd. Voor sommige organisaties kan het praktisch zijn om meerdere aansluitingen onder één zakelijk account te beheren. Dat kan het overzicht over nummers, facturen en abonnementen eenvoudiger maken. Welke beheermogelijkheden beschikbaar zijn, verschilt per provider.