Zorgorganisatie PZC Dordrecht heeft samen met Service Management softwareleverancier TOPdesk een belangrijke stap gezet in het optimaliseren van haar IT-processen. Voorheen moesten medewerkers hun IT-meldingen telefonisch, per mail of persoonlijk doorgeven. Nu kan dat via het digitale TOPdesk-platform. Deze oplossing verlaagt de werkdruk voor de IT-afdeling en vereenvoudigt het proces voor zorgmedewerkers om meldingen in te dienen en te volgen.
Samenwerking
In 2023 zijn PZC Dordrecht, en woon- en zorgcentrum De Merwelanden, een samenwerking aangegaan op het gebied van ondersteunende diensten zoals ICT. Hoewel De Merwelanden al werkte met TOPdesk, is binnen deze samenwerking gekozen voor een gezamenlijke herimplementatie van het systeem. De livegang van TOPdesk markeert een digitale mijlpaal: meldingen worden sneller afgehandeld en processen verlopen gestroomlijnder.
Van losse communicatie naar gestroomlijnde meldingen
Voor de implementatie van TOPdesk beschikte PZC Dordrecht, niet over een centraal ticketsysteem. Meldingen verliepen via telefoon of e-mail, wat vaak leidde tot onduidelijkheid bij de opvolging en prioritering. Om dit proces te professionaliseren, werd in maart 2024 gekozen voor TOPdesk. Dankzij functies zoals een uitgebreide kennisbank en duidelijke scheiding tussen urgente en minder dringende meldingen, kunnen medewerkers zelfstandig antwoorden vinden en IT-personeel efficiënter inzetten. TOPdesk biedt een gestandaardiseerde manier om meldingen te registreren, wat leidt tot een beter beheersbare werkdruk en geautomatiseerde updates richting zorgmedewerkers. Hierdoor blijven zij op de hoogte van hun melding zonder dat de IT-afdeling extra wordt belast.
Toekomstige uitbreiding naar facilitaire diensten
Sinds de implementatie zijn de eerste resultaten positief. IT-medewerkers lossen vaker meldingen op afstand op en zorgmedewerkers kunnen eenvoudig meldingen indienen via een gebruiksvriendelijke app. Deze digitale stap vormt een stevige basis voor verdere uitbreiding. Binnenkort wordt TOPdesk ook uitgerold binnen de facilitaire dienst.
‘Overzicht, snelheid en rust’
Sandor Boots, Business Development Manager Healthcare bij TOPdesk: “Bij veel zorginstellingen worden meldingen niet gestandaardiseerd afgehandeld, wat leidt tot ruis en extra werkdruk. TOPdesk brengt overzicht, snelheid en rust, zodat zorgverleners zich kunnen richten op hun kerntaak: het bieden van goede zorg.” Jaimy Valk, Projectleider Bedrijfsondersteuning bij PZC Dordrecht en De Merwelanden:
“We hadden behoefte aan structuur. Dankzij TOPdesk zijn meldingen inzichtelijk en volgen medewerkers zelfstandig de voortgang. Hierdoor houdt de IT-afdeling tijd over voor complexere taken. We zien veel potentie in het platform en werken aan verdere uitrol binnen de organisatie.”