Interview,
Bijna 70 procent van de Nederlandse B2B-leveranciers heeft te maken met betalingsachterstanden. In de meeste gevallen wordt een factuur uiteindelijk wel betaald, maar het geld komt vaak veel later binnen dan afgesproken. Voor bedrijven is dat een serieus probleem. Salarissen, leveranciers, huur en belastingen moeten immers gewoon worden betaald.
Volgens Jo Bolangier van Bola Consulting ligt de oplossing niet alleen in harder achter openstaande facturen aan gaan. Juist een structurele en persoonlijke opvolging kan volgens hem veel problemen voorkomen. “De klantreis is niet af wanneer de factuur is verstuurd.”
Omzet is pas interessant als het geld binnen is
“Voor mij is eigenlijk het grootste probleem dat een factuur te lang blijft openstaan. Tien, twintig of dertig dagen langer dan afgesproken klinkt misschien niet dramatisch, maar ondertussen moet je als ondernemer wel salarissen, leveranciers, huur, btw en andere kosten betalen.”
Volgens Bolangier kijken ondernemers zich regelmatig blind op omzetcijfers. “Veel bedrijven denken: we hebben veel omzet, dus het gaat goed. Maar omzet is pas belangrijk op het moment dat de goederen of diensten die je hebt geleverd ook daadwerkelijk zijn betaald.”
Vooral snelgroeiende bedrijven lopen volgens hem risico. “Je krijgt nieuwe klanten, er komt steeds meer omzet bij en daarmee komen er ook steeds meer facturen. Als je ondertussen het administratieve opvolgen opzij duwt omdat je er geen tijd voor hebt, kan het geld steeds langer bij je klanten blijven zitten.”
Groei kan daardoor juist een cashflowprobleem veroorzaken
Een groeiend bedrijf kan daardoor volgens Bolangier in een merkwaardige situatie terechtkomen. “Het bedrijf groeit, maar ondertussen zit er steeds meer geld bij klanten. Op een bepaald moment beseft de ondernemer: nu hebben we echt cash nodig. En dan pas wordt er actie ondernomen. Voor mij is dat eigenlijk te laat.”
Hij ziet daarom liever dat bedrijven gedurende het hele proces aandacht besteden aan hun debiteuren. “Het gaat om regelmaat. Als je structureel opvolgt, voorkom je dat je aan het einde van de maand ineens moet kijken hoeveel geld er nog binnen moet komen.”
Dat kan volgens Bolangier een aanzienlijk verschil maken. “Stel dat je ongeveer 2 miljoen euro omzet per jaar hebt. Dat is gemiddeld zo’n 200.000 euro per maand. Als klanten structureel vijftien dagen later betalen dan afgesproken, kan er ongeveer 100.000 euro bij klanten vastzitten. Dat geld kun je op dat moment niet gebruiken om salarissen of leveranciers te betalen.”
Een verbetering van de betaaltermijn kan dan direct werkkapitaal vrijmaken. “Als je die betaaltermijn structureel met tien dagen weet te verbeteren, kan er ongeveer 70.000 euro aan werkkapitaal vrijkomen. Dan verandert ook de vraag wat debiteurenbeheer kost. De interessantere vraag wordt: hoeveel cash kan ik vrijmaken door mijn debiteuren goed en structureel op te volgen?”
Niet wachten tot de vervaldatum
Bolangier pleit ervoor om klanten al vóór de vervaldatum te informeren. “Stel dat een factuur over een paar dagen vervalt, laat dat dan gewoon even weten. Ik ben zelf ook ondernemer en ik vind het prettig als ik vooraf een overzicht krijg van wat ik binnenkort moet betalen. Dan weet ik waar ik rekening mee moet houden.”
Een herinnering achteraf heeft volgens hem vaak een negatieve lading. “Je krijgt een herinnering en denkt: o ja, ik heb nog iets niet betaald. Terwijl je het ook op een vriendelijke manier kunt aanpakken. Je laat zien dat je met je klant bezig bent.”
Dat gebeurt volgens Bolangier nog te weinig. “De meeste bedrijven werken reactief en niet proactief. Ze wachten tot de vervaldatum voorbij is en gaan dan pas opvolgen. Terwijl je door vooraf contact te hebben juist een betere relatie met je klant kunt opbouwen.”
“Creditmanagement moet onderdeel zijn van de klantrelatie”
Die aanpak vraagt volgens Bolangier wel om een andere kijk op finance. “Creditmanagement wordt nog te veel gezien als iets administratiefs. Voor mij is finance gewoon onderdeel van het bedrijf. Je zorgt voor groei door ervoor te zorgen dat de cash ook daadwerkelijk binnenkomt.”
Daarbij maakt hij onderscheid tussen debiteurenbeheer en incasso. “Ik zit eigenlijk tussen het voortraject en het incassogedeelte in. Als een bedrijf bijvoorbeeld al een tweede herinnering heeft gestuurd en merkt dat het moeilijk wordt, kan ik klanten gaan benaderen.”
Dat gebeurt bij voorkeur telefonisch. “Bellen is niet de leukste job als je iemand moet vragen om een factuur te betalen. Maar als je het regelmatig doet, kan dat ook heel vriendelijk. Je hoeft niet meteen met een harde toon of een incassobrief te komen.”
Een openstaande factuur vertelt vaak meer
Het telefoongesprek levert volgens Bolangier bovendien veel meer informatie op dan alleen de vraag wanneer een factuur wordt betaald. “Tijdens zo’n gesprek voel je ook hoe een bedrijf werkt, welke klanten belangrijk zijn en waar discussies ontstaan.”
Een factuur wordt immers niet altijd betaald omdat een klant niet wil betalen. “Vaak is er een reden waarom een factuur blijft openstaan. Misschien is er een dispuut, is er iets niet goed geleverd of speelt er tijdelijk een probleem. Als je die reden in kaart brengt, heb je informatie waar het bedrijf zelf iets mee kan.”
Daar zit volgens Bolangier een belangrijk verschil met een traditioneel incassobureau. “Ik wil niet alleen een lijst met openstaande facturen ontvangen en die vervolgens gaan afbellen. Ik wil juist begrijpen wat erachter zit. Als je merkt dat een bepaald probleem structureel terugkomt, kun je daar als bedrijf iets aan doen.”
Betaalgedrag kan een waarschuwingssignaal zijn
Ook het betalingsgedrag van klanten kan belangrijke informatie opleveren. Bolangier noemt dat ‘payment behavior’. “Je ziet vaak vrij snel hoe een klant zich gedraagt. Sommige klanten gaan opeens structureel slechter betalen. Dat kan te maken hebben met problemen binnen het bedrijf, met de sector of met de economische omstandigheden.”
Een verandering in betaalgedrag hoeft niet direct te betekenen dat een klant failliet gaat, maar het is volgens hem wel een reden om alert te worden. “Er zijn natuurlijk altijd klanten die tijdelijk niet kunnen betalen. Dat merk je vaak ook tijdens een telefoongesprek. Juist door regelmatig contact te hebben, krijg je die informatie veel sneller boven tafel.”
Daarbij kan ook een betalingsregeling worden afgesproken. “Het hangt af van het beleid van het bedrijf en van wat er mogelijk is. Maar als je een betaalplan afspreekt, moet je dat wel officieel laten bevestigen. Als een klant zich er uiteindelijk niet aan houdt, heb je in ieder geval schriftelijk vastgelegd wat er was afgesproken.”
Verschil tussen Nederland en België?
Bolangier werkt zowel voor Nederlandse als Belgische bedrijven. Grote verschillen in betaalgedrag ziet hij niet. “Ik denk persoonlijk dat er op het gebied van de opvolging van openstaande facturen weinig verschil is. In beide landen wordt er veel te lang gewacht.”
Wel merkt hij een verschil in communicatie. “Nederlandse ondernemers zijn naar mijn ervaring vaak directer. In België wordt er wat meer rond de pot gedraaid. Als ik in Nederland directe taal gebruikte, merkte ik dat ik soms sneller resultaat behaalde.”
Toch draait het uiteindelijk om hetzelfde doel. “Of je nu in Nederland, België of Frankrijk zit: het doel is om de factuur betaald te krijgen. En dat kan ook op een vriendelijke manier. Als je structureel opvolgt, hoef je helemaal niet zo direct te zijn.”
Een abonnementsmodel voor het MKB
Om bedrijven daarbij te helpen heeft Bolangier zijn dienstverlening opnieuw gepositioneerd en werkt hij onder meer met abonnementsformules. Die zijn volgens hem vooral interessant voor het MKB.
“Een consultant inhuren voor 400 of 500 euro per dag is voor veel MKB-bedrijven gewoon te duur. Daarom heb ik bewust gekozen voor een abonnementsformule.”
De hoogte van het abonnement wordt afgestemd op de situatie van het bedrijf. “We kijken naar het aantal openstaande facturen, de omvang van de bedragen en hoe lang die facturen openstaan. Op basis daarvan kun je bepalen wat een passend abonnement is.”
Volgens Bolangier levert zo’n structurele aanpak op twee manieren voordeel op. “Je bespaart op personeelskosten, maar belangrijker is dat je geld sneller binnenkomt. Als een bedrijf 100.000 euro aan openstaande facturen heeft en die consequent worden opgevolgd, komt dat geld eerder beschikbaar. Daardoor heb je ook minder behoefte aan externe financiering.”
Zelfs kleine openstaande bedragen kunnen daarbij relevant zijn. “Aan het einde van het jaar zie je soms facturen van bijvoorbeeld 100 euro waarvan een bedrijf denkt: daar gaan we niemand meer voor bellen, die schrijven we wel af. Maar als je structureel opvolgt, kun je ook dat soort bedragen nog binnenhalen.”
Niet iedere MKB-ondernemer is geschikt
De dienstverlening richt zich niet op één specifieke sector. Bolangier heeft ervaring in onder meer de bouw, medische sector en dienstverlening. “Het gaat niet zozeer om de branche, maar vooral om de complexiteit en omvang van de facturatie.”
Een bedrijf dat vijf facturen per maand verstuurt, heeft volgens hem waarschijnlijk weinig aan een dergelijke abonnementsformule. “Maar bedrijven met veel terugkerende B2B-facturatie, meerdere openstaande debiteuren, hogere factuurbedragen of een sterke groei kunnen er juist veel voordeel uit halen.”
Regelmaat voorkomt een financiële inhaalactie
Bolangier ziet in de praktijk regelmatig dat bedrijven eerst een flinke inhaalslag moeten maken. “Als ik bij een bedrijf binnenkom, is er in het begin soms echt sprake van een boostactie. Er is veel te lang gewacht en er ontbreekt veel cash.”
Daarna neemt de benodigde tijd volgens hem juist af. “Bij een van mijn opdrachten was ik de eerste weken bijna fulltime bezig met opvolgen. Na een paar maanden was dat nog maar één dag per week, omdat ik precies wist welke klanten ik moest benaderen en wat er speelde.”
Die regelmaat is volgens hem de sleutel. “Als je één keer per week opvolgt, kost dat uiteindelijk veel minder tijd dan wanneer je één keer per maand alles opnieuw moet gaan uitzoeken. Dan moet je steeds weer naar boven halen wat er de afgelopen maand is gebeurd.”
De klantreis stopt niet bij de factuur
Voor Bolangier is dat uiteindelijk de belangrijkste boodschap aan ondernemers. “De klantreis is niet af wanneer de factuur is verstuurd. Veel bedrijven leveren een dienst, sturen een factuur en dan stopt het.”
Dat zou anders moeten, vindt hij. “Een dienst is voor mij pas echt goed als die ook betaald is. Je moet dus organiseren wat er na het versturen van de factuur gebeurt.”
Dat betekent niet dat iedere klant hard moet worden aangepakt. Integendeel. “Misschien heeft een klant tijdelijk een moeilijke periode. Dan kun je afspreken dat hij in delen betaalt. Je kunt zeggen: ik begrijp je situatie en ik bel je volgende week even om te kijken of het is gelukt.”
Volgens Bolangier levert juist die persoonlijke benadering uiteindelijk meer op. “Je bouwt een relatie op met je klant. Je leert hoe die klant werkt en waarom iets niet wordt betaald. Dat is niet alleen goed voor je cashflow, maar ook een visitekaartje van je bedrijf.”
Zijn advies aan ondernemers is daarom eenvoudig: “Zorg voor een goede, regelmatige opvolging. Als je dat goed doet, hoef je uiteindelijk veel minder vaak naar een incassobureau.”