Google rolt een nieuwe AI-functie uit binnen Gmail en Google Calendar die het plannen van één-op-één vergaderingen een stuk eenvoudiger maakt. De tool, ‘Help me schedule’, is gebouwd op Google’s eigen Gemini AI-technologie en richt zich op het automatiseren van afspraakverzoeken.
Minder heen-en-weer, meer focus
De AI analyseert automatisch de beschikbaarheid in agenda’s en stelt geschikte tijdslots voor aan de ontvanger van een e-mail. Die hoeft alleen nog maar een voorkeur aan te klikken. Zodra een keuze is gemaakt, verschijnt er direct een kalenderuitnodiging bij beide partijen.
De slimme assistent houdt zelfs rekening met de inhoud van de e-mail: hoe lang het overleg duurt, de gewenste dagdelen en andere contextuele factoren. Zo worden dubbele afspraken voorkomen en kostbaar heen-en-weer mailen overbodig.
Praktisch voordeel voor ondernemers
Voor ondernemers betekent dit minder tijd kwijt aan het organiseren van vergaderingen. Zeker bij volle agenda’s en veel afspraken biedt de AI-planner uitkomst. Omdat de tool is geïntegreerd in Gmail en Google Calendar, is er geen extra installatie nodig.
Ook gebruikers zonder Google Workspace-abonnement kunnen van de tool gebruikmaken. Zodra je in Gmail een e-mail opstelt waarin Gemini AI herkent dat je een afspraak wilt plannen, verschijnt automatisch het ‘Help me schedule’-icoon. Na het kiezen van een geschikt tijdslot wordt er direct een agenda-uitnodiging verzonden naar beide partijen.
Niet alle functies voor iedereen
De kernfunctie, het plannen van één-op-één meetings via AI, is beschikbaar voor alle gebruikers met een Google-account. Sommige extra mogelijkheden, zoals AI-ondersteuning voor groepsplanning of samenwerking binnen teams, zijn vooralsnog alleen toegankelijk voor Workspace-abonnees.
Ondernemers die vooral werken met Gmail kunnen dus meteen aan de slag met de nieuwe planner, zonder extra licentie. Daarmee is de tool een laagdrempelige manier om tijd te besparen in de dagelijkse communicatie.