Partnerbijdrage,
Vrijwel elke manager kent het wel: een medewerker die zich een uur voor zijn dienst ziekmeldt. In de horeca en retail hoort dat inmiddels bij een normale week: roosters omgooien, collega’s bellen, een invaller zoeken.
Het personeelstekort in deze sectoren houdt al jaren aan. Kleine teams merken dat direct, omdat één uitvaller meteen een groot deel van de bezetting scheelt.
Personeelstekort blijft ondernemers achtervolgen
De cijfers liegen er niet om. Ruim 30 procent van de horecaondernemers kampte in het tweede kwartaal van 2026 met een structureel personeelstekort, met nog altijd meer dan 28.000 openstaande vacatures in de sector. Tegelijkertijd stegen de cao-lonen met 3,7 procent ten opzichte van een jaar eerder, terwijl de omzet in de horeca in diezelfde periode met ruim 2 procent groeide. Kortom: er is werk genoeg, er zijn klanten genoeg, maar er is simpelweg niet altijd iemand om achter de bar of in de keuken te zetten.
Dat is geen kwestie van harder werven alleen. Jongeren kiezen minder vaak voor een baan in de horeca, de vergrijzing zet door en flexwerkers laten zich niet meer zo makkelijk vastpinnen op een vast rooster als vroeger. Ondernemers die vooral op werving blijven leunen, merken dat dit steeds minder oplevert.
Waar het vaak misgaat in de personeelsplanning
Veel bedrijven werken nog met Excel, een whiteboard of een stapel losse briefjes. Dat werkt, tot het punt waarop het niet meer werkt. Iemand wordt dubbel ingepland. Een wijziging bereikt een medewerker niet op tijd. Er ontstaat een gat in het rooster dat pas om vier uur ’s middags wordt opgemerkt.
Los van personeelskosten spelen ook andere kostenposten mee. Zo blijven stijgende energiekosten een flinke aanslag op de winstmarge van veel horecaondernemers, vooral wanneer die niet direct kunnen worden doorberekend aan de klant. In een tijd waarin elke kostenpost onder een vergrootglas ligt, is elke misplande dienst eigenlijk geld dat over de balk wordt gegooid. Overuren, noodgedwongen inhuur op het laatste moment, een manager die zelf moet invallen: het telt allemaal op.
En dan is er nog de menselijke kant. Medewerkers die geen idee hebben wanneer ze vrij zijn, raken sneller ontevreden. Onduidelijkheid over roosters is een van de stille redenen waarom mensen vertrekken, juist in een arbeidsmarkt waar ze zo weinig moeite hoeven te doen om ergens anders aan de slag te gaan.
Slimmer plannen als antwoord op de krapte
Hier wordt het interessant. Want het probleem is niet altijd te weinig mensen. Vaak is het gewoon: te weinig overzicht. Een goed ingerichte planning zorgt ervoor dat de mensen die er wél zijn, optimaal worden ingezet, zonder dat iemand structureel overbelast raakt.
Steeds meer mkb-bedrijven stappen daarom over op personeelsplanning software, een tool waarmee beschikbaarheid, roosters en urenregistratie op één centrale plek samenkomen. Medewerkers geven zelf aan wanneer ze kunnen werken, wisselingen worden automatisch verwerkt en een dubbele inplanning wordt simpelweg niet meer toegelaten door het systeem. Dat scheelt niet alleen tijd aan de planningskant, het voorkomt ook de irritatie die ontstaat wanneer een rooster keer op keer moet worden aangepast.
Voor een horecaondernemer met wisselende drukte per dag, seizoen of evenement is dat geen overbodige luxe. Het is precies het verschil tussen achter de feiten aanlopen en er zelf grip op houden.
Wat ondernemers concreet kunnen doen
Grip krijgen op personeelstekort begint niet bij een wondermiddel, maar bij een paar praktische stappen.
Breng eerst in kaart waar de pijn echt zit: zijn het vooral piekmomenten, structurele onderbezetting, of vooral chaos in de communicatie? Betrek medewerkers actief bij hun eigen beschikbaarheid, zodat planners niet steeds achter iedereen aan hoeven te bellen. En kijk breder dan de traditionele doelgroep. Ouderen, herintreders, mensen die juist behoefte hebben aan een paar vaste avonduren: allemaal groepen die vaak over het hoofd worden gezien.
Vooral dat laatste punt verdient meer aandacht dan het nu vaak krijgt.
Grip houden vraagt om structuur, niet om geluk
Personeelstekort verdwijnt niet volgend kwartaal. De demografische ontwikkelingen die eraan ten grondslag liggen, houden nog jaren aan. Wat wél verandert, is hoe goed ondernemers zijn voorbereid.
Bedrijven die hun planning op orde hebben, voelen de krapte minder hard. Niet omdat ze ineens meer personeel hebben, maar omdat ze halen wat er wél is. Dat begint met overzicht. En overzicht begint, hoe simpel het ook klinkt, bij een rooster dat gewoon klopt.