Partnerbijdrage,
Je probeert in te loggen op het systeem dat al jaren voor je draait en opeens heb je geen toegang meer. Niet omdat jij iets fout deed, maar omdat de leverancier ermee is gestopt. Klantdossiers, facturen en alle andere bedrijfsgegevens zijn onbereikbaar, precies op het moment dat je ze nodig hebt. Voor veel ondernemers klinkt dit als iets wat alleen anderen overkomt, tot het dan daadwerkelijk gebeurt. Leveranciers gaan failliet, worden overgenomen of stoppen gewoon met een dienst. Altijd toegang houden tot je eigen bedrijfsgegevens is zeker mogelijk, maar daar moet je wel vooraf de juiste maatregelen voor nemen. Bewustwording is daarbij de eerste stap.
Wanneer je zonder waarschuwing toegang tot je data verliest
Je merkt het meestal pas als het al te laat is. Een leverancier kondigt aan te stoppen, wordt overgenomen door een partij die andere keuzes maakt of gaat zelfs failliet. Van het ene op het andere moment heb je geen toegang meer tot je eigen bedrijfsgegevens. Voor een ondernemer is dat een direct risico voor de bedrijfsvoering; je bedrijfsvoering kan stil komen te liggen. Je kunt geen facturen versturen, geen orders verwerken en soms niet eens aantonen wat er ooit met klanten is afgesproken. Juist omdat dit zo plotseling gebeurt, hebben bedrijven vaak geen tijd om alsnog een oplossing te bedenken. De schade is al aangericht voordat je goed beseft wat er misgaat.
De blinde vlek in je clouddienstverlening
Steeds meer bedrijven werken volledig in de cloud. Dat is volkomen logisch én ook zeker handig, want je beheert geen eigen servers en kunt overal bij je gegevens. Maar het brengt tegelijkertijd een risico met zich mee waar weinig ondernemers bij stilstaan. Je bent namelijk volledig afhankelijk van de continuïteit van je leverancier. Zolang alles goed gaat, merk je daar niets van. Maar zodra een clouddienst stopt of van eigenaar wisselt, blijkt vaak dat er geen afspraken zijn gemaakt over wat er dan met je gegevens gebeurt. Contracten regelen meestal de dagelijkse dienstverlening, maar niet wat er gebeurt bij uitval of faillissement van de aanbieder. Die blinde vlek wordt pas zichtbaar op het moment dat het misgaat en dan is het te laat om nog iets te regelen.
Digital escrow: je vangnet bij een wegvallende leverancier
Om dit risico te ondervangen, kiezen steeds meer bedrijven voor zekerheid die verder gaat dan een standaardcontract. Bij digital escrow borgt dat toegang tot bedrijfskritieke data gegarandeerd blijft, ook als de oorspronkelijke leverancier wegvalt. Deze regeling werkt als een vangnet in nood, waarbij je pas toegang krijgt op het moment dat vooraf afgesproken voorwaarden zich voordoen, zoals bij faillissement of langdurige uitval van een externe partij. Daardoor sta je niet met lege handen wanneer een leverancier stopt, maar houd je altijd toegang tot je kritieke assets.
Klantgegevens veiligstellen voordat het misgaat
Hoe zorg je dat klantgegevens veilig blijven wanneer een leverancier onverwacht wegvalt? Begin met een overzicht van waar je belangrijkste data staat en wie daar toegang toe heeft. Veel ondernemers weten dit niet precies, zeker niet met meerdere systemen en leveranciers. Kijk daarna kritisch naar je contracten: staat erin wat er gebeurt bij faillissement of stopzetting? Als daar niets over is vastgelegd, is het verstandig om hier alsnog afspraken over te maken. Zorg daarnaast dat je regelmatig een back-up maakt en die niet alleen bij dezelfde leverancier bewaart. Mocht er dan iets misgaan, dan heb je zelf nog een kopie van je gegevens en ben je niet volledig afhankelijk van één partij. Dit is de basis van slimmer werken in de moderne zakelijke wereld.
Zo blijf je grip houden op je eigen bedrijfsdata
Meer grip op data, minder vertrouwen bij bedrijven: het motto dat je als ondernemer zou moeten hanteren als je meer zekerheid wil over je bedrijfsgegevens. Bedrijven die vooraf nadenken over continuïteit, staan sterker op het moment dat het misgaat. Dat begint met inzicht in waar je data staat. Wacht dus ook niet tot een leverancier wegvalt, maar regel toegang tot je data nu het nog kan. Dit is hoe je altijd toegang houdt tot je eigen bedrijfsgegevens.