Om de bedrijfsvoering beter te ondersteunen werd daarom gezocht naar één integraal facilitair managementinformatiesysteem, oftewel FMIS. Het systeem moest verschillende facilitaire en organisatorische processen ondersteunen en meer samenhang brengen in de bedrijfsvoering.
Regionalisering zorgt voor nieuwe organisatorische eisen
Veiligheidsregio Noord-Holland Noord werkt samen met gemeenten en verschillende hulpverleningsorganisaties. Door de regionalisering ontstond een grotere organisatie met meer medewerkers, locaties en bedrijfsmiddelen.
Een dergelijke schaalvergroting stelt ook nieuwe eisen aan de interne organisatie. Informatie over gebouwen, faciliteiten, onderhoud, middelen en dienstverlening moet op een gestructureerde manier worden bijgehouden.
Wat is een FMIS?
Een integraal informatiesysteem kan daarbij helpen door verschillende processen binnen één omgeving te ondersteunen.
Een Facilitair Management Informatie Systeem, kortweg FMIS, is software waarmee organisaties facilitaire processen kunnen beheren.
Denk bijvoorbeeld aan gebouwen, onderhoud, meldingen, middelen, werkplekken en andere ondersteunende diensten. Het doel is om informatie centraal beschikbaar te maken en processen beter beheersbaar te maken.
Voor een organisatie met veel locaties en medewerkers kan een dergelijk systeem vooral waardevol zijn wanneer verschillende afdelingen dezelfde informatie nodig hebben.
Eén integraal systeem
De aanbesteding van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord had als uitgangspunt dat één integraal FMIS de bedrijfsvoeringsprocessen moest ondersteunen.
Volgens de aanbestedingsinformatie was de organisatie op zoek naar een systeem dat de nieuwe regieorganisatie kon ondersteunen en ervoor moest zorgen dat operationele bedrijfsvoeringsactiviteiten zo efficiënt mogelijk konden worden georganiseerd.
Het idee achter centralisering is dat informatie minder versnipperd raakt. Wanneer verschillende processen in afzonderlijke systemen of bestanden worden bijgehouden, kan dat leiden tot dubbel werk en verschillen in informatie.
Bedrijfsvoering achter de hulpverlening
Hoewel een veiligheidsregio vooral bekend is vanwege brandweer, ambulancezorg en crisisbeheersing, is een groot deel van de organisatie afhankelijk van ondersteunende processen.
In de bedrijfsvoering vallen onder meer financiën, HRM, ICT, communicatie, huisvesting, facilitair management, informatiebeheer en inkoop. De huidige organisatiestructuur van VRNHN laat zien hoe breed die ondersteunende taken zijn.
Een goede digitale ondersteuning van deze processen is daarom belangrijk om de operationele organisatie draaiende te houden.
Digitalisering van facilitaire processen
De keuze voor een FMIS past binnen een bredere ontwikkeling waarbij organisaties steeds meer administratieve en facilitaire processen digitaliseren.
Een digitaal systeem kan bijvoorbeeld helpen bij het registreren van meldingen, het plannen van werkzaamheden en het inzichtelijk maken van beschikbare informatie. Voor managers kan dergelijke informatie vervolgens worden gebruikt om processen te volgen en beslissingen te ondersteunen.
De meerwaarde zit daarmee niet alleen in administratie, maar ook in managementinformatie.
Van losse processen naar centrale informatie
Voor organisaties met veel locaties kan centrale informatievoorziening een belangrijk voordeel zijn. Wanneer bijvoorbeeld onderhoud, huisvesting en facilitaire dienstverlening vanuit één omgeving worden gevolgd, ontstaat een beter totaalbeeld.
Dat kan bijdragen aan efficiëntere processen en betere samenwerking tussen verschillende teams.
Voor Veiligheidsregio Noord-Holland Noord was de invoering van een integraal FMIS onderdeel van de bredere reorganisatie van de bedrijfsvoering.